СЭД следует выбирать со всей серьезностью. Зачастую такие важные вопросы поручаются службе ДОУ, работникам которой крайне сложно не запутаться в широком ассортименте СЭД, что предложены на рынке. А ведь различные системы могут отличаться не только ценой, но и функциональностью.

Итак, отчего зависит выбор?

В первую очередь оттого насколько зрелый уровень документооборота предприятия, а также от целей внедрения. Кроме того, должны учитываться финансовые возможности и наличие других ресурсов.

Система СЭД

Рассмотрим, как подобрать СЭД под уровень зрелости системы документооборота. Итак, «0» уровень, т. е. в случае полного отсутствия документооборота на предприятии, что может наблюдаться при неформальном управлении в мелких организациях. При укрупнении рано или поздно возникает потребность в формализации, но для «0» уровня нет необходимости во внедрении СЭД.
Сразу внедрять СЭД не стоит, ведь для нее нужна сформировать сотрудникам привычку документирования деятельности. Первоначально таким фирмам следует организовать минимальный документооборот, провести формализацию бизнес-процессов, которые касаются работы с электронными и бумажными документами.

Если внедрить ее при таком уровне, то во время обучения и привыкания сотрудников она успеет стать неактуальной. Кроме того, во время организации документооборота на предприятии, работники сформируют новые запросы к системе.

При «1-2» уровне целесообразно внедрение СЭД лишь для пары основных бизнес-процессов, при этом для небольшого числа рабочих мест.

Внимание на характеристики СЭД

При выборе типа СЭД стоит обратить внимание на характеристики автоматизируемых формализованных процессов. Для хранения или поиска подойдет электронный архив, для быстроты процессов — workflow и пр.

Важно заранее предугадать объемы документооборота и число пользователей в будущем, чтобы заложить резерв СЭД. Это может отразиться на таких показателях, как предельное число обрабатываемых документов и доступное количество пользователей.

На «1-2» уровне достаточно сформировать требования, включающие список операций при работе с файлами. Далее, список подходящих функций СЭД из всех возможных. В этом может помочь стандарт MoReq.

Сотрудники при «3-4» уровне документооборота способны точно определить необходимую функциональность СЭД. Это позволит отсеять более 90% предложений, а из оставшихся можно выбирать согласно правилу цена-качество. В случае сомнений, для внедрения продукта фирма может пригласить внешних консультантов.